Temas de seguridad para oficinas y momentos de seguridad

En una oficina hay menos peligros que en una obra, pero la gente igual se tropieza con cables, bloquea salidas, se lastima la espalda moviendo cajas y tiene accidentes en el estacionamiento. Un tema corto de seguridad al empezar la junta de personal mantiene esos riesgos a la vista. Esta guía les da temas para reuniones de seguridad en oficinas, agrupados por peligro, las reglas de OSHA que de verdad aplican a una oficina, momentos de seguridad cortos, una sección para consultorios dentales y un plan para los 12 meses.

Qué reglas de OSHA aplican a las oficinas

La mayoría de los temas de seguridad en oficinas salen de unas cuantas normas de industria general en 29 CFR 1910. Esto es lo que dicen, en palabras sencillas.

Planes de acción de emergencia y planes de prevención de incendios

El empleador debe tener un plan de acción de emergencia cuando una norma de OSHA de la parte 1910 lo pide, según 29 CFR 1910.38(a). El plan debe estar por escrito y a la mano de los empleados, pero un empleador con 10 empleados o menos lo puede comunicar de palabra, según 29 CFR 1910.38(b). Los elementos mínimos, en 29 CFR 1910.38(c), incluyen cómo reportar un incendio u otra emergencia, cómo evacuar y qué ruta le toca a cada quien, cómo contar a todos después de evacuar y con quién pueden hablar los empleados si tienen preguntas sobre el plan. Hay que repasar el plan con cada empleado cuando se crea o cuando empieza en el puesto, cuando cambian sus responsabilidades y cuando cambia el plan, según 29 CFR 1910.38(f).

Los planes de prevención de incendios funcionan igual. Son obligatorios cuando una norma de OSHA los pide, según 29 CFR 1910.39(a), y a los empleados hay que decirles cuáles son los peligros de incendio de su trabajo cuando empiezan, según 29 CFR 1910.39(d).

Un caso común: si en la oficina hay extintores pero no son para que los usen los empleados, y tienen un plan de acción de emergencia y un plan de prevención de incendios que cumplen con 1910.38 y 1910.39, solo aplican las partes de inspección y pruebas de la norma de extintores, según 29 CFR 1910.157(a).

Productos de limpieza y la excepción para productos de consumo

La norma de comunicación de peligros (HazCom) no aplica a productos de consumo cuando el empleador puede demostrar que se usan como el fabricante lo pensó y que la exposición no dura más ni pasa más seguido que la de un consumidor, según 29 CFR 1910.1200(b)(6)(ix). Limpiar el escritorio con limpiavidrios una vez al día normalmente entra ahí. El personal de limpieza que usa productos concentrados todo el turno probablemente no. Para los químicos peligrosos que sí están cubiertos, tengan las SDS (hojas de datos de seguridad) a la mano durante cada turno, según 29 CFR 1910.1200(g)(8), y capaciten a los empleados cuando empiezan y cada vez que llega un peligro nuevo, según 29 CFR 1910.1200(h)(1).

Lo que no tiene una norma específica de OSHA

OSHA no tiene una norma específica sobre ergonomía en la oficina, violencia laboral, calidad del aire interior ni estrés. Díganlo así de claro en sus juntas. Aun así, son de los temas más útiles en una oficina, porque causan lesiones reales y días perdidos de verdad.

Temas de seguridad para oficinas por tipo de peligro

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Resbalones, tropiezos y caídas

• Resbalones, tropiezos y caídas. Cables atravesados, cajones abiertos, cajas en el pasillo, tapetes con la orilla levantada.
• Pisos mojados. La entrada en días de lluvia, lo que se derrama en el comedor y quién pone el letrero.
• Escaleras fijas. Una mano en el barandal, nada de leer en las escaleras y cómo cargar cosas sin peligro.
• Escaleras de tijera. Una silla con rueditas no es escalera. Tengan un banquito donde se necesita.
• Resbalones en invierno. El camino del estacionamiento a la entrada y el piso mojado al entrar.

Ergonomía y comodidad

• Ergonomía en la oficina. Altura de la silla, monitor a un brazo de distancia con la parte de arriba cerca de la altura de los ojos, teclado y mouse cerca, pies planos.
• Movimientos repetitivos. Primeras señales como hormigueo o dolor en las muñecas, y por qué conviene avisar a tiempo.
• Lesiones de espalda y levantamiento seguro. Cajas de papel, garrafones de agua y mover muebles. Usen el carrito.
• Estiramientos. Pausas cortas para moverse cuando se pasa el día sentado.
• Vista cansada. La regla 20-20-20: cada 20 minutos, miren algo a unos 20 pies (unos 6 metros) durante 20 segundos.

Incendios, salidas y emergencias

• Rutas de salida. Dos salidas, despejadas, con letreros encendidos y a la vista.
• Planes de acción de emergencia. Cómo reportar una emergencia, a dónde ir, cómo contamos a todos y a quién preguntar.
• Simulacros de incendio y evacuación. Repasen el último simulacro: qué salió bien y qué atrasó a la gente.
• Extintores. Jalar, apuntar, apretar y barrer, y cuándo salirse en vez de apagar el fuego.
• Prevención de incendios. Calentadores, multicontactos sobrecargados y aparatos del comedor.
• Clima severo, tornados, terremotos, huracanes e inundaciones. Dónde nos refugiamos y cómo pasamos la voz.
• Tirador activo. Correr, esconderse, defenderse, y conocer las salidas antes de necesitarlas.

Electricidad

• Extensiones eléctricas. Nada de cables debajo de los tapetes ni pasando por las puertas, y nada de multicontactos conectados a otros multicontactos.
• Tableros eléctricos y espacio libre. El espacio frente a los tableros se deja libre. No es bodega.
• Seguridad eléctrica. Cables dañados, contactos calientes y olor a quemado se reportan, no se ignoran.
• Luces y decoraciones navideñas. Revisen los cables antes de conectar y alejen los adornos del calor.

Salud y bienestar

• Manejo del estrés y salud mental. Señales de desgaste, cómo preguntarle a un compañero cómo está y dónde buscar ayuda, como el programa de asistencia al empleado o el seguro médico.
• Drogas y alcohol. Trabajar bajo los efectos del alcohol, de drogas o de medicinas que dan sueño, y cómo avisar si les preocupa alguien.
• Sueño e hidratación. Hábitos básicos que afectan la concentración.
• Control de infecciones. Lavarse las manos, quedarse en casa si están enfermos y limpiar lo que todos tocan.
• Salud del corazón y DEA y RCP. Señales de alerta y dónde está el desfibrilador.
• Primeros auxilios. Dónde está el botiquín, quién está capacitado y quién lo resurte.
• Sobredosis de opioides. Señales de una sobredosis y qué hacer mientras llega la ayuda.

Seguridad física y violencia

• Prevención de la violencia laboral. Señales de alerta, cómo reportar una preocupación y cómo mantener la calma con un visitante molesto.
• Visitas y gafetes. No le detengan la puerta a desconocidos. Acompañen a las visitas a la recepción.
• Trabajo en solitario. Horas extra, llamadas para reportarse y quién sabe que ustedes siguen en el edificio.
• Estacionamientos. Iluminación, caminar acompañados de noche y el celular guardado entre el carro y la puerta.
• Correos falsos (phishing). No es tema de OSHA, pero es un riesgo real en la oficina: revisen quién lo manda y pongan el cursor sobre el enlace antes de dar clic.

Químicos, aire y comedor

• Productos químicos de limpieza. Nunca mezclen productos. El cloro con amoníaco suelta un gas tóxico.
• Hojas de datos de seguridad. Dónde están las SDS de los productos de limpieza y mantenimiento.
• Calidad del aire interior. Reporten olores, aire encerrado y goteras.
• Quemaduras y escaldaduras. Cafeteras, teteras, comida del microondas y vapor.

Ida y vuelta al trabajo

• Manejo distraído, manejo en invierno, lluvia y niebla y viajes en días festivos. Para casi todo el personal de oficina, el camino es parte del riesgo del día. Para más, vean temas de seguridad para conductores.

Ideas de momentos de seguridad para la oficina

Un momento de seguridad es un solo punto en uno a tres minutos. Estos están pensados para oficinas:

1. "Abran un cajón del archivero a la vez. Dos cajones abiertos pueden voltear el archivero."
2. "Una silla con rueditas no es banquito."
3. "Tapa en las bebidas calientes, sobre todo en las escaleras."
4. "Miren debajo de su escritorio. ¿Cuántos cables podrían atorar un pie?"
5. "La cuchilla de la guillotina abajo y con seguro cuando terminen."
6. "Trituradora de papel: corbatas, gafetes con cordón y pelo largo lejos de la boca."
7. "Los calentadores se conectan directo a la pared, nunca a un multicontacto."
8. "Las puertas contra incendio están hechas para cerrarse. No las dejen atrancadas."
9. "¿Dónde está el botiquín y tiene todo lo que debe tener?"
10. "¿Dónde está el desfibrilador y quién aquí sabe dar RCP?"
11. "Ojos arriba, no en el celular, en los pasillos y las escaleras."
12. "Microondas: nada de metal, y abran la tapa lejos de la cara."
13. "Si la caja pesa, usen el carrito."
14. "Monitor a un brazo de distancia y la parte de arriba a la altura de los ojos."
15. "Cada 20 minutos, miren algo a 20 pies durante 20 segundos."
16. "Esta semana caminen su segunda ruta de salida."
17. "Si alguien les da miedo o los hace sentir inseguros, avísenle a un gerente. No necesitan pruebas."
18. "Reporten la lámpara que parpadea, la alfombra suelta y la silla que se tambalea. Los arreglos chicos evitan caídas."

Para más de 100 ideas, vean ideas de momentos de seguridad para reuniones.

Temas chistosos para juntas de seguridad en la oficina

El humor funciona en una junta de oficina cuando se burla de la situación, no de una persona.

• La selva de cables. Que cada quien mande una foto de los cables debajo de su escritorio. El enredo más grande se gana un organizador de cables.
• Lo que no se hace con una silla de oficina. Enseñen una foto preparada de alguien parado en una silla con rueditas y pidan que cuenten los errores.
• Ergonomía en vivo. Se ajusta el lugar de trabajo de un voluntario enfrente de todos.
• Lotería de peligros. Tarjetas con peligros de oficina (cajón abierto, salida bloqueada, cable en el pasillo) para marcar en un recorrido de 10 minutos.
• Simulacro contra reloj. Ganarle al tiempo del último simulacro para llegar al punto de reunión, caminando, sin correr.

Temas de seguridad para consultorios dentales

Un consultorio dental tiene los peligros de cualquier oficina más los clínicos. Estas normas cubren casi todo:

• Patógenos transmitidos por la sangre. El empleador con empleados expuestos por su trabajo debe tener un plan escrito de control de exposición, según 29 CFR 1910.1030(c)(1)(i), revisado y actualizado por lo menos una vez al año, según 29 CFR 1910.1030(c)(1)(iv). La capacitación no le cuesta al empleado y se da en horas de trabajo, según 29 CFR 1910.1030(g)(2)(i), al empezar en el puesto y por lo menos una vez al año, según 29 CFR 1910.1030(g)(2)(ii)(A) y (B). La vacuna contra la hepatitis B se debe ofrecer a los empleados expuestos, según 29 CFR 1910.1030(f)(1)(i).
• Objetos punzocortantes. Las agujas y objetos punzocortantes contaminados no se doblan, no se les vuelve a poner el capuchón y no se desmontan, salvo que no haya otra opción posible o que un procedimiento médico o dental específico lo requiera, según 29 CFR 1910.1030(d)(2)(vii)(A). Van a un contenedor para punzocortantes de inmediato o en cuanto sea posible, según 29 CFR 1910.1030(d)(4)(iii)(A)(1).
• Comunicación de peligros. Los desinfectantes y otros químicos clínicos necesitan etiquetas, SDS y capacitación cuando los cubre 29 CFR 1910.1200.
• Estaciones lavaojos. Donde los ojos o el cuerpo pueden quedar expuestos a materiales corrosivos dañinos, debe haber en el área de trabajo dónde enjuagarse rápido, según 29 CFR 1910.151(c).
• Seguridad con radiación. Quienes trabajan en un área de radiación o pasan por ella deben ser informados e instruidos sobre los peligros y las precauciones, según 29 CFR 1910.1096(i)(2). El programa de control de radiación de su estado también puede tener reglas para los equipos de rayos X.
• Control de infecciones y limpieza de sangre y fluidos. Limpieza de superficies, cómo quitarse el EPP (equipo de protección personal) y qué hacer después de una exposición.
• Violencia laboral en el sector salud. Cómo manejar a un paciente enojado y cómo pedir ayuda.
• Resbalones en el sector salud. Pisos mojados en el área de esterilización y en los gabinetes.

Una junta corta sirve de recordatorio, pero no reemplaza la capacitación de patógenos transmitidos por la sangre. Esa capacitación debe incluir la oportunidad de hacer preguntas y recibir respuestas de la persona que la imparte, según 29 CFR 1910.1030(g)(2)(vii)(N). Vean la página de seguridad en consultorios dentales y la página del sector salud.

Plan de seguridad para la oficina en 12 meses

Cómo dar una junta de seguridad en la oficina

• Corta. De cinco a diez minutos al inicio de la junta de personal alcanzan para un tema.
• Roten a quien presenta. Al final de cada junta, pídanle a alguien que traiga el tema del próximo mes.
• Recorran el lugar. Un recorrido de cinco minutos encuentra más que una diapositiva. Busquen salidas bloqueadas, cables en el paso y extintores que faltan.
• Incluyan al personal remoto. Compartan una sola imagen en pantalla y reciban respuestas en el chat. En casa también hay cables, sillas y alarmas de humo.
• Anótenlo. Escriban el tema y quién asistió en la minuta, o usen el generador de hojas de asistencia.

Lista rápida para recorrer la oficina:

• Salidas despejadas, marcadas y que se abren desde adentro sin llave.
• Extintores en su lugar, a la vista y revisados este mes.
• Botiquín completo y parches del desfibrilador vigentes.
• Nada de cables debajo de tapetes, pasando por puertas o atravesando pasillos.
• Nada guardado frente a los tableros eléctricos.
• Archiveros firmes y cajones cerrados.
• Pisos secos, tapetes planos y escaleras iluminadas.
• Químicos etiquetados y SDS disponibles para los productos cubiertos.

Para ideas de juntas fuera de la oficina, vean temas para reuniones de seguridad. Si quieren una charla lista para repartir, ToolboxKits vende kits de charla de $4.99 (la charla en inglés y en español, hoja de asistencia y quiz) y kits de capacitación de $9 con PowerPoint editable, sin suscripción. Las charlas gratis están en cada página de tema, y todos los precios están en la página de precios.