Plantilla de programa escrito de seguridad con texto de ejemplo

Un programa escrito de seguridad es el reglamento de seguridad de su empresa: quién es responsable, cómo se encuentran y se corrigen los peligros, cómo se capacita a la gente y qué pasa después de un incidente. En esta página van a encontrar una respuesta clara sobre lo que OSHA pide por escrito, una tabla de todos los programas escritos que exigen las normas, una plantilla completa con texto de ejemplo y plantillas cortas para programas de flotilla, de seguridad eléctrica y de contratistas.

Esta guía no es asesoría legal. Los planes estatales pueden agregar sus propios requisitos.

Qué es un programa escrito de seguridad

Un programa escrito de seguridad (algunas empresas le dicen manual de seguridad o programa de seguridad y salud) cubre a toda la empresa, cada obra y cada trabajo. Pone las reglas que son iguales en todos lados. De él salen otros documentos:

• Programas escritos obligatorios para peligros específicos, como comunicación de peligros, bloqueo y etiquetado o protección respiratoria. Son secciones o anexos del programa principal.
• Planes de seguridad específicos para la obra, que aplican el programa a un proyecto. Vean la plantilla de plan de seguridad para la obra.
• Análisis de riesgos del trabajo y planes antes de la tarea para tareas sueltas. Vean el análisis de riesgos del trabajo y la planificación antes de la tarea.

¿OSHA exige un programa escrito de seguridad?

No hay una sola regla federal de OSHA que obligue a todos los empleadores a tener un programa escrito de seguridad y salud. Esa es la respuesta corta. La respuesta larga importa más:

1. En la construcción, el empleador tiene que mantener programas de seguridad. El empleador es responsable de iniciar y mantener los programas que hagan falta para cumplir con la parte 1926 (29 CFR 1926.20(b)(1)). La regla no dice que tenga que ser por escrito, pero un programa escrito es la forma práctica de demostrar que existe.
2. Muchas normas piden un programa escrito específico cuando existe el peligro. Vean la tabla de abajo.
3. Algunas normas piden certificaciones o registros por escrito, como la certificación de la evaluación de peligros para el EPP (29 CFR 1910.132(d)(2)), los registros de certificación de la capacitación en protección contra caídas (29 CFR 1926.503(b)(1)), la certificación de operadores de montacargas (29 CFR 1910.178(l)(6)) y los registros de capacitación en patógenos de la sangre, que se guardan 3 años (29 CFR 1910.1030(h)(2)(ii)).
4. Los planes estatales pueden pedir más, por ejemplo un programa escrito general de prevención de lesiones y enfermedades o un comité de seguridad. Pregunten en la oficina del plan de su estado.

OSHA también publica una guía voluntaria, las Prácticas Recomendadas para Programas de Seguridad y Salud (Recommended Practices for Safety and Health Programs). No es una regla, pero sus elementos principales (liderazgo de la gerencia, participación de los trabajadores, identificación y evaluación de peligros, prevención y control de peligros, educación y capacitación, evaluación y mejora del programa, y coordinación con contratistas y agencias de personal) son un buen esqueleto. La plantilla de abajo los sigue.

Programas y planes escritos que piden las normas de OSHA

Hay dos programas obligatorios que no dicen "por escrito": el programa de conservación auditiva, cuando la exposición al ruido llega a un promedio ponderado de 8 horas de 85 decibeles (29 CFR 1910.95(c)(1)), que además pide registros como las mediciones de exposición (29 CFR 1910.95(m)(1)); y los programas de seguridad de la construcción de 29 CFR 1926.20(b)(1). Pónganlos por escrito de todos modos.

Cómo escribir su programa escrito de seguridad en 7 pasos

1. Hagan la lista de sus trabajos y peligros. Recorran cada obra o planta, lean sus registros de lesiones y platiquen con sus capataces.
2. Revisen qué programas obligatorios aplican. Vayan renglón por renglón en la tabla de arriba y marquen cada uno.
3. Escriban el programa principal con la plantilla de abajo.
4. Escriban o anexen cada programa obligatorio. Para químicos, usen cómo escribir un programa de comunicación de peligros.
5. Pongan nombres y fechas en cada espacio. Un programa sin nombres no le asigna nada a nadie.
6. Capaciten a todos en el programa y pidan una constancia firmada.
7. Revísenlo cada año y cada vez que cambie el trabajo, y mantengan al día el registro de revisiones.

Plantilla de programa escrito de seguridad

Copien las secciones 1 a 16 en un documento. Llenen cada espacio y cada [corchete], y cambien el texto de ejemplo que no vaya con la forma de trabajar de su empresa.

1. Portada y control del documento

• Nombre de la empresa: ________
• Dirección: ________
• Lugares y tipos de trabajo que cubre: ________
• Administrador del programa (nombre, puesto, teléfono): ________
• Fecha en que entra en vigor: ________ Fecha de la próxima revisión: ________

2. Política de seguridad y salud

Texto de ejemplo:

[Nombre de la empresa] dará a cada trabajador un lugar de trabajo seguro y sano. Seguimos las normas de OSHA que aplican a nuestro trabajo y las reglas de este programa. Los gerentes y supervisores son responsables de la seguridad de la gente que dirigen. Esperamos que cada trabajador siga este programa, reporte de inmediato los peligros y las lesiones, y pare cualquier tarea que crea insegura. A nadie se le castigará por reportar un peligro, una lesión o un casi accidente.

Firma: ________ (dueño o presidente) Fecha: ________

3. Alcance

• Este programa aplica a: [ ] todos los empleados [ ] trabajadores temporales y de agencias de personal [ ] subcontratistas en nuestras obras [ ] visitantes
• Lugares: ________

4. Puestos y responsabilidades

Las constructoras además nombran personas competentes para las tareas que piden las normas. La definición de persona competente está en 29 CFR 1926.32(f). Vean la persona competente y seguridad para supervisores y capataces.

5. Participación de los trabajadores

• Cómo reportan los trabajadores peligros e ideas: ________
• Calendario del comité de seguridad o de las juntas de seguridad: ________ Vean comités de seguridad.
• Charlas de seguridad: día, hora y quién las da: ________
• Reporte de lesiones y enfermedades: el empleador debe decirle a cada trabajador cómo reportar una lesión o enfermedad del trabajo (29 CFR 1904.35(a)(1)) y tener un procedimiento razonable para reportar rápido y correctamente (29 CFR 1904.35(b)(1)). Un procedimiento que desanime a un trabajador razonable de reportar no es razonable según ese párrafo.
• Sin represalias: a ningún trabajador se le despide ni se le discrimina por reportar una lesión o enfermedad del trabajo (29 CFR 1904.35(b)(1)(iv)).

6. Identificación y evaluación de peligros

Charlas para usar: reconocimiento de peligros, inspecciones de seguridad, evaluación de peligros para el EPP.

7. Prevención y control de peligros

• Los controles se escogen en este orden: eliminar el peligro, cambiar a algo más seguro, controles de ingeniería, prácticas de trabajo y capacitación, y al final el EPP.
• EPP: damos el EPP que pide cada tarea y capacitamos a los trabajadores para usarlo (industria general 29 CFR 1910.132; construcción 29 CFR 1926.28(a) y 29 CFR 1926.95(a)).
• El equipo que no es seguro o no cumple se etiqueta, se bloquea o se saca de servicio (construcción: 29 CFR 1926.20(b)(3)).
• Solo los trabajadores calificados por capacitación o experiencia operan equipo y maquinaria (construcción: 29 CFR 1926.20(b)(4)).
• Calendario de mantenimiento y de orden y limpieza: ________
• Registro de acciones correctivas: peligro, fecha en que se encontró, quién lo arregla, fecha límite, fecha de cierre.

8. Programas escritos obligatorios

Marquen cada programa que piden sus peligros (vean la tabla de arriba) y anéxenlo:

• Comunicación de peligros, con lista de químicos y acceso a las SDS (hojas de datos de seguridad)
• Programa de control de energía (bloqueo y etiquetado) y procedimientos por máquina
• Protección respiratoria
• Conservación auditiva
• Plan de control de exposición a patógenos de la sangre
• Plan de acción de emergencia y plan de prevención de incendios
• Espacios confinados con permiso
• Plan de control de exposición a sílice
• Otro: ________

Charlas para usar: comunicación de peligros, bloqueo y etiquetado, protección respiratoria, programa de conservación auditiva, patógenos transmitidos por la sangre, espacios confinados con permiso, sílice cristalina.

9. Capacitación

• La orientación para trabajadores nuevos cubre este programa, las reglas del lugar, los procedimientos de emergencia, cómo reportar peligros y los peligros del trabajo. Vean orientación para trabajadores nuevos.
• Construcción: a cada trabajador se le enseña a reconocer y evitar las condiciones inseguras y las reglas que aplican a su trabajo (29 CFR 1926.21(b)(2)).
• Capacitación específica que piden las normas:

• Usen el buscador de requisitos de capacitación y la guía de requisitos de capacitación de OSHA por puesto para llenar esta tabla.
• Registros de asistencia: generador de hojas de asistencia.
• Las charlas de seguridad apoyan la capacitación pero no reemplazan la que pide una norma, como la capacitación y evaluación de operadores de montacargas con su certificación (29 CFR 1910.178(l)(6)).

Hay charlas gratis en inglés y español en cada tema. Si quieren material listo, ToolboxKits vende el kit de charla a $4.99 y el kit de capacitación a $9 con PowerPoint editable, notas para el instructor y examen de 10 preguntas, sin suscripción. Vean los precios.

10. Preparación para emergencias

• Plan de acción de emergencia que incluya, como mínimo, cómo reportar un incendio u otra emergencia, la evacuación y las rutas de salida asignadas, los trabajadores que se quedan a operar procesos críticos, cómo se cuenta a todos, las tareas de rescate y médicas, y a quién preguntar para más información (29 CFR 1910.38(c)).
• Trabajadores designados y capacitados para ayudar en una evacuación segura y ordenada (29 CFR 1910.38(e)): ________
• Primeros auxilios: cuando no hay enfermería, clínica u hospital cerca, una o más personas bien capacitadas para dar primeros auxilios y suficientes materiales de primeros auxilios a la mano (29 CFR 1910.151(b)). Construcción: 29 CFR 1926.50(c).
• Clima severo, simulacros de incendio y puntos de reunión: ________

Charlas para usar: planes de acción de emergencia, simulacros de incendio y evacuación, primeros auxilios, clima severo.

11. Reporte e investigación de incidentes

• Los trabajadores reportan toda lesión, enfermedad y casi accidente a: ________ en un plazo de: ________
• Reporten a OSHA dentro de 8 horas una muerte relacionada con el trabajo (29 CFR 1904.39(a)(1)), y dentro de 24 horas una hospitalización, amputación o pérdida de un ojo (29 CFR 1904.39(a)(2)). Quién reporta: ________
• Pasos de la investigación (práctica de la empresa): asegurar el área, dar primeros auxilios o atención médica, cuidar el lugar, hablar con los testigos, encontrar las causas, corregirlas y compartir la lección.
• Quién guarda el formato de investigación: ________
• Aseguradora de compensación al trabajador (workers' comp), pasos para reportar un reclamo y contacto para el regreso al trabajo: ________

Charlas para usar: reporte de incidentes, reporte de casi accidentes.

12. Registros

• El resumen anual 300A se pega a más tardar el 1 de febrero y se deja hasta el 30 de abril (29 CFR 1904.32(b)(6)).
• Exenciones parciales: las empresas con 10 empleados o menos durante todo el año anterior (29 CFR 1904.1(a)(1)) y los establecimientos de ciertas industrias de la lista (29 CFR 1904.2(a)(1)) no tienen que llevar estos registros a menos que se los pidan, pero todo empleador tiene que reportar según 1904.39.
• El aviso de OSHA se pega donde normalmente se ponen los avisos para los trabajadores (29 CFR 1903.2(a)(1)).

Más: registro de lesiones de OSHA.

13. Contratistas, trabajadores temporales y lugares compartidos

• Precalificación de contratistas: historial de seguridad, programas escritos obligatorios, registros de capacitación, seguros (condición del contrato).
• Orientación para contratistas y trabajadores temporales antes de empezar. Vean orientación para visitantes y subcontratistas y trabajadores temporales.
• Información de químicos compartida en lugares con varios empleadores (29 CFR 1910.1200(e)(2)).
• Construcción: responsabilidades del contratista principal y de los subcontratistas según 29 CFR 1926.16. Vean obras con varios empleadores.

14. Disciplina y reconocimiento

• Las reglas se aplican igual para todos, desde una advertencia de palabra hasta sacar a alguien del trabajo: ________
• El reconocimiento premia el trabajo seguro y los reportes, nunca el tener pocas lesiones, porque eso puede desanimar a la gente de reportar. Vean incentivos de seguridad bien hechos.

15. Evaluación y revisión del programa

• Revisión completa por lo menos una vez al año, dirigida por: ________
• Programas con sus propias reglas de revisión: plan de control de exposición a patógenos de la sangre por lo menos cada año (29 CFR 1910.1030(c)(1)(iv)); inspección periódica de bloqueo y etiquetado por lo menos cada año (29 CFR 1910.147(c)(6)(i)); plan de control de sílice por lo menos cada año (29 CFR 1910.1053(f)(2)(ii) y 29 CFR 1926.1153(g)(2)); programa de protección respiratoria actualizado cuando cambian las condiciones de trabajo (29 CFR 1910.134(c)(1)).
• Qué medimos: inspecciones hechas, peligros corregidos a tiempo, capacitación completada, casi accidentes reportados, charlas de seguridad dadas, lesiones.

16. Constancia de los trabajadores

Con mi firma confirmo que recibí este programa escrito de seguridad y que me capacitaron en él.

Plantillas cortas para programas comunes

Programa de seguridad para flotilla y choferes

OSHA no tiene una norma que pida un programa escrito para flotillas. Los choferes comerciales también pueden estar cubiertos por reglas del Departamento de Transporte de EE.UU., que no entran en esta guía. Aun así, un programa corto evita muchos problemas:

• Quién puede manejar los vehículos de la empresa y cómo se revisan las licencias: ________
• Revisión de los vehículos antes de cada turno (vehículos de construcción: 29 CFR 1926.601(b)(14)): ________
• Cinturón de seguridad siempre y nada de celular en la mano mientras se maneja (reglas de la empresa)
• Reglas para dar reversa: señalero o alarma de reversa (vehículos de construcción sin vista hacia atrás: 29 CFR 1926.601(b)(4))
• Límites de fatiga, descansos y planeación de rutas: ________
• Pasos para reportar un choque y a quién llamar: ________
• Temas de capacitación para choferes: manejo defensivo, manejo distraído, fatiga del conductor, uso del cinturón de seguridad, manejo en invierno

Más ideas para juntas: temas de seguridad para conductores.

Programa de seguridad eléctrica

• Alcance y quién es persona calificada (la que puede trabajar en o cerca de partes energizadas expuestas) y quién no lo es: ________
• Capacitación en las prácticas de trabajo seguro de cada puesto (29 CFR 1910.332(b)(1)), con capacitación adicional para las personas calificadas (29 CFR 1910.332(b)(3)).
• Procedimientos de bloqueo y etiquetado guardados por escrito (29 CFR 1910.333(b)(2)(i)).
• Equipo de protección eléctrica que se da y se usa donde haya posibles peligros eléctricos (29 CFR 1910.335(a)(1)(i)).
• Obras de construcción: GFCI o programa de conductor de tierra asegurado (29 CFR 1926.404(b)(1)(i)).
• Política de trabajo energizado y quién lo autoriza (regla de la empresa; muchos empleadores se basan en NFPA 70E, una norma de consenso, no una regla de OSHA): ________

Charlas para usar: seguridad eléctrica, trabajadores eléctricos calificados, arco eléctrico, EPP eléctrico y herramientas aisladas.

Programa de seguridad para contratistas y constructoras

• Compromisos de la empresa en cada proyecto: programas según 29 CFR 1926.20(b)(1), inspecciones frecuentes y regulares por personas competentes (29 CFR 1926.20(b)(2)), capacitación según 29 CFR 1926.21(b)(2).
• Personas competentes por tarea (andamios, excavaciones, capacitación en caídas, escaleras, grúas, sílice): ________
• Un plan de seguridad específico para cada proyecto: vean la plantilla de plan de seguridad para la obra.
• Lo que piden a los subcontratistas antes de llegar: programas escritos, registros de capacitación, listas de químicos y SDS, inspecciones de equipo.
• Charlas de seguridad semanales de acuerdo con la etapa del trabajo: vean temas de charlas de seguridad para construcción.

Cómo mantener vivo el programa

Un programa escrito que se queda en el estante es puro papel. Para que funcione:

• Pongan la fecha de la revisión anual en el calendario y actualicen el registro de revisiones cada vez.
• Actualicen el programa cuando agreguen un tipo de trabajo, equipo, químico o lugar nuevo, y después de cualquier incidente grave.
• Den una charla de seguridad cada semana que se relacione con el programa. La charla de la semana y el selector de charlas lo hacen fácil.

Errores comunes:

• Comprar un manual genérico y nunca cambiarle una palabra.
• Programas para peligros que no tienen, y ninguno para los que sí tienen.
• Nombres en blanco, así que nadie se hace cargo de nada.
• Sin registros de capacitación, o registros que no cumplen con la regla.
• Falta un programa escrito obligatorio, muchas veces el de comunicación de peligros o el de bloqueo y etiquetado.

Guías relacionadas

• Plantilla de plan de seguridad para la obra
• Cómo escribir un programa de comunicación de peligros
• Requisitos de capacitación de OSHA por puesto
• 100 temas de seguridad para charlas diarias