Plantilla de charla de seguridad y ejemplos para copiar

En esta página tienen una plantilla de charla de seguridad que pueden copiar a Word o Google Docs hoy mismo, cuatro formatos para distintos tipos de charla, tres ejemplos ya llenos, un registro de asistencia y una respuesta clara sobre qué registros exige de verdad OSHA. Todo es gratis.

Si nunca han dado una charla, lean primero cómo dar una charla de seguridad. Si necesitan temas, empiecen con 100 temas de seguridad para charlas diarias.

Qué lleva un formato de charla de seguridad

Un buen formato hace dos trabajos. Guía a quien da la charla y deja un registro de qué se habló y quién estuvo. Estos son los campos que importan, y por qué.

La plantilla de charla de seguridad (para copiar)

Copien el bloque de abajo en Word, Google Docs o cualquier editor de texto. Ajusten los renglones al tamaño de su cuadrilla, impriman y tengan unas cuantas en la troca o en la caja de herramientas.

REGISTRO DE CHARLA DE SEGURIDAD

Empresa: __________________________   Proyecto / obra: __________________________
Lugar o área: _____________________   Fecha: ___/___/______   Hora de inicio: _______   Duración: _____ min
Clima y condiciones de la obra: ___________________________________________________
Dio la charla: ____________________   Puesto: ________________
Idioma(s):  [ ] Inglés   [ ] Español   [ ] Los dos   [ ] Otro: __________

TEMA: _______________________________________   Norma o regla: 29 CFR ____________
Trabajo de hoy al que aplica este tema: _____________________________________________

PELIGROS Y CONTROLES
Peligro                           | Control o precaución                   | Responsable
_________________________________ | ______________________________________ | __________________
_________________________________ | ______________________________________ | __________________
_________________________________ | ______________________________________ | __________________

EPP REQUERIDO HOY
[ ] Casco  [ ] Lentes de seguridad  [ ] Careta  [ ] Guantes  [ ] Protección auditiva
[ ] Chaleco de alta visibilidad  [ ] Botas de seguridad  [ ] Arnés y línea de vida  [ ] Respirador
[ ] Otro: ____________________

PUNTOS CLAVE (DE 3 A 5)
1. ____________________________________________________________
2. ____________________________________________________________
3. ____________________________________________________________
4. ____________________________________________________________
5. ____________________________________________________________

DEMOSTRACIÓN O LO QUE SE ENSEÑÓ: ___________________________________

PREGUNTAS QUE SE HICIERON
1. ____________________________________________________________
2. ____________________________________________________________

DUDAS Y PROBLEMAS QUE SACÓ LA CUADRILLA
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

PENDIENTES
Qué hay que hacer                  | Quién                | Para cuándo
__________________________________ | ____________________ | __________
__________________________________ | ____________________ | __________

ASISTENCIA (cada quien escribe su nombre y firma en persona)
No. | Nombre en letra de molde    | Empresa / oficio        | Firma
1   | ___________________________ | _______________________ | ____________________
2   | ___________________________ | _______________________ | ____________________
3   | ___________________________ | _______________________ | ____________________
4   | ___________________________ | _______________________ | ____________________
5   | ___________________________ | _______________________ | ____________________
6   | ___________________________ | _______________________ | ____________________
7   | ___________________________ | _______________________ | ____________________
8   | ___________________________ | _______________________ | ____________________

Firma de quien dio la charla: ______________________________   Fecha: ______________

Si la oficina necesita el registro en inglés, usen la misma estructura con los títulos en inglés. Las charlas gratis de cada tema de ToolboxKits encajan con este formato: los puntos clave, las preguntas y el mensaje final de la página pasan directo a la hoja, así que pueden leer la charla y llenarla al mismo tiempo.

Cuatro formatos para cuatro tipos de charla

No todas las charlas son iguales. Usen el formato que va con el momento, y guarden el mismo registro en cualquier caso.

1. Charla de seguridad normal (de 5 a 10 minutos)

Usen la plantilla completa de arriba. Sigan los siete pasos: pregunta para abrir, por qué importa aquí, la regla, puntos clave, un caso corto, preguntas, mensaje final y firmas. Los pasos se explican en cómo dar una charla de seguridad, y hay versiones ya hechas en charlas de seguridad de 5 minutos.

2. Plan antes de la tarea o repaso del JHA (5 minutos, justo antes del trabajo)

Úsenlo antes de un trabajo específico: un izaje con grúa, una conexión, una entrada a espacio confinado, quitar un techo. Cambien la sección de puntos clave por esta:

TAREA: ____________________________________________
Paso | Qué hacemos                 | Peligros                    | Controles
1    | ___________________________ | ___________________________ | ___________________________
2    | ___________________________ | ___________________________ | ___________________________
3    | ___________________________ | ___________________________ | ___________________________
Permisos necesarios:  [ ] Trabajo en caliente  [ ] Espacio confinado  [ ] Bloqueo  [ ] Excavación  [ ] Otro: ______
Equipo revisado antes de usarlo:  [ ] Sí   Por: ______________
Si algo cambia, paramos y volvemos a planear. Quién da la orden de parar: ______________
Plan de emergencia y punto de reunión: ________________________________

Para más sobre este formato, vean las charlas de planificación antes de la tarea y análisis de riesgos del trabajo (JHA).

3. Repaso de un incidente o casi accidente (10 minutos)

Úsenlo después de un casi accidente, unos primeros auxilios o una lesión, en su obra o en una parecida. Solo hechos, sin nombres y sin echar culpas. Cambien la sección de puntos clave por esta:

QUÉ PASÓ (solo hechos, sin nombres): _____________________________________
POR QUÉ PASÓ (condiciones, equipo, planeación, prisa): ___________________
QUÉ PUDO HABER PASADO: ___________________________________________________
QUÉ CAMBIAMOS DESDE HOY: _________________________________________________
QUIÉN REVISA QUE EL CAMBIO SE CUMPLA, Y CUÁNDO: __________________________
Cómo se reporta una lesión o casi accidente en esta obra: ________________

Aprovechen el repaso para recordar cómo se reporta. Según 29 CFR 1904.35(b)(1), el empleador debe tener un procedimiento razonable para que los trabajadores reporten lesiones y enfermedades del trabajo pronto y con exactitud, y 1904.35(b)(1)(iv) dice que el empleador no puede despedir ni discriminar de ninguna forma a un trabajador por reportar. Charlas relacionadas: reporte de casi accidentes, reporte de incidentes y reportar lesiones de inmediato.

4. Momento de seguridad (1 a 2 minutos)

Úsenlo para abrir una junta de coordinación, una junta de oficina o un cambio de turno. Con tres renglones basta:

UN PUNTO: _______________________________________________
UNA PREGUNTA PARA EL GRUPO: _____________________________
UNA ACCIÓN PARA HOY: ____________________________________

Anótenlo en la minuta de la junta. Para ideas y ejemplos, vean ideas de momentos de seguridad.

Otras formas de dar la misma charla

Una charla no tiene que ser alguien leyendo una hoja. La pueden dar como plática informal, como demostración con el equipo de verdad, con una hoja de una página y luego preguntas, con unas cuantas diapositivas, o con un video y luego plática. Como sea que la den, llenen el mismo registro. Para sesiones con diapositivas, vean temas para presentaciones de seguridad.

Tres ejemplos ya llenos

Estos ejemplos son inventados para mostrar cómo se ve un formato lleno. Las reglas que citan son reales, con el párrafo de cada una.

Ejemplo 1: Construcción, trabajo en zanja

• Proyecto: Ampliación del drenaje pluvial, lote oriente. Fecha: martes, 6:45 am. Duración: 8 minutos. Clima: despejado, el suelo mojado por la lluvia de la noche.
• Dio la charla: el capataz de la cuadrilla. Idioma: español e inglés, punto por punto.
• Tema: Protección contra derrumbes. Norma: 29 CFR 1926.652(a)(1). Trabajo de hoy: colocar tubería en una zanja de unos 6 pies de hondo.

• Puntos clave: Nadie entra hasta que la persona competente dé el visto bueno. Quédense dentro de la caja. La tierra, retirada de la orilla. Sepan dónde está la escalera.
• Lo que se enseñó: la caja de zanja, recorrida antes de la charla.
• Preguntas: ¿Qué los haría salirse ahorita mismo? ¿Dónde está la escalera desde donde van a trabajar?
• Problema que salió: la escalera que hay en la obra es muy corta para pasar 3 pies arriba del borde.
• Pendiente: traer una escalera más larga del patio. Responsable: el capataz. Para cuándo: antes de entrar hoy.
• Asistencia: 6 firmas.

Charlas gratis para este ejemplo: zanjas y excavaciones, sistemas de protección en zanjas, montones de tierra y acceso a zanjas.

Ejemplo 2: Almacén, montacargas y gente a pie

• Lugar: centro de distribución, pasillos 10 al 18. Fecha: lunes, al empezar el segundo turno. Duración: 7 minutos.
• Dio la charla: el líder de turno. Idioma: español, con resumen en inglés.
• Tema: Montacargas y peatones. Norma: 29 CFR 1910.178. Trabajo de hoy: mucha mercancía de entrada, personal temporal extra trabajando a pie.

• Puntos clave: Caminen solo por los pasillos marcados. Hagan contacto visual antes de cruzar. Nunca se suban a un montacargas como pasajeros. Reporten espejos o claxons dañados.
• Lo que se enseñó: un montacargas estacionado al final del pasillo, con las horquillas abajo, para mostrar los puntos ciegos del operador.
• Pregunta: ¿En qué partes del edificio pierden de vista a los montacargas?
• Problema que salió: el espejo de la esquina del pasillo 14 está estrellado.
• Pendiente: cambiar el espejo. Responsable: mantenimiento. Para cuándo: miércoles.

Charlas gratis para este ejemplo: montacargas y peatones, seguridad con montacargas, andenes de carga.

Ejemplo 3: Momento de seguridad en la junta de supervisores

• Junta: junta de supervisores del lunes, oficina de la planta. Duración: 2 minutos.
• Un punto: las superficies para caminar y trabajar se deben mantener sin peligros como derrames, nieve y hielo (29 CFR 1910.22(a)(3)). Con heladas en el pronóstico, los escalones de la entrada y el camino desde el estacionamiento es donde la gente se va a resbalar.
• Una pregunta: ¿Dónde han visto hielo o pisos mojados esta semana?
• Una acción: mantenimiento echa sal en los escalones de la entrada y en el camino antes del primer turno los días de helada.

Charlas gratis para este ejemplo: resbalones en invierno, seguridad en estacionamientos.

Registro de asistencia a las charlas

Algunas empresas guardan una hoja por charla. Otras llevan un registro: un control corrido por cuadrilla. Las dos formas sirven. Escojan una y no la cambien.

Una hoja por charla. La sección de asistencia de la plantilla de arriba. Es la mejor cuando la charla se da a grupos mezclados o a varios subcontratistas.

Registro mensual por cuadrilla. Los nombres a la izquierda, las fechas de las charlas arriba y las iniciales en cada cuadro. Es lo mejor para una cuadrilla fija que se junta cada día o cada semana. Agreguen un renglón arriba con el tema de cada fecha.

Reglas para que el registro valga algo:

• Cada quien firma en persona, en la charla. Nada de hojas firmadas por adelantado ni de firmar por otro.
• Anoten quién faltó y cuándo se puso al día.
• Escriban el tema y quién dio la charla en cada hoja.
• Escaneen o tómenle foto a la hoja el mismo día.

El generador de hojas de asistencia hace una hoja de firmas para imprimir con la empresa, la fecha, el tema y el instructor ya llenos.

Qué registros exige de verdad OSHA

Ninguna norma de OSHA exige un registro que se llame hoja de firmas de charla de seguridad. Aun así conviene guardarla: es su prueba de lo que se habló. Pero cuando la charla es parte de una capacitación que una norma exige, esa norma dice qué registro llevar. Algunos comunes:

• Protección contra caídas (construcción). Un registro escrito de certificación con el nombre u otra identificación del trabajador capacitado, la fecha o fechas de la capacitación, y la firma de quien la dio o del empleador (29 CFR 1926.503(b)(1)).
• Montacargas. Según 29 CFR 1910.178(l)(6), la certificación debe llevar el nombre del operador, la fecha de la capacitación, la fecha de la evaluación y quién dio la capacitación o hizo la evaluación.
• Bloqueo y etiquetado (LOTO). El empleador certifica que la capacitación se dio y que está al día; la certificación lleva el nombre de cada trabajador y las fechas de capacitación (1910.147(c)(7)(iv)).
• Patógenos transmitidos por sangre. Los registros llevan las fechas de las sesiones, el contenido o un resumen, los nombres y calificaciones de los instructores, y los nombres y puestos de todos los asistentes (1910.1030(h)(2)(i)). Se guardan por 3 años desde la fecha de la capacitación (1910.1030(h)(2)(ii)).

Una charla corta no reemplaza esas capacitaciones. Según 29 CFR 1926.20(f)(2) y 1910.9(b), el empleador debe capacitar a cada trabajador afectado de la manera que pide la norma. Para ver qué capacitaciones aplican a sus cuadrillas, usen el buscador de requisitos de capacitación de OSHA.

¿Word, PDF o Excel?

• Word o Google Docs. Peguen el bloque de la plantilla, déjenlo en una sola hoja e impriman por los dos lados con la charla atrás.
• PDF. Cada página de tema tiene una charla en PDF para imprimir con tabla de firmas, y el generador de hojas de asistencia hace una hoja en PDF para cualquier tema.
• Excel o Google Sheets. Sirven para el control, no para la charla. Un renglón por charla: fecha, obra, tema, norma, quién la dio, cuántos asistieron y dónde está guardada la hoja firmada. Ordenen por tema para ver qué no han cubierto este año.
• Aplicaciones. Están bien, siempre que guarden los mismos campos, una firma o confirmación real de cada persona y la fecha.

Consejos para sacarle provecho a la plantilla

• Llenen el encabezado y los peligros del trabajo de hoy antes de la charla, no peligros genéricos.
• No dejen que el formato se convierta en la charla. La charla es la plática. El formato es el registro.
• Tengan formatos en blanco donde se junta la cuadrilla, no en la oficina.
• En una cuadrilla bilingüe, usen un formato con los dos idiomas o anoten en qué idioma se dio cada charla.
• Una vez al mes, revisen los formatos. Busquen la misma duda repetida y los pendientes que nadie cerró.

Charlas ya hechas que van con esta plantilla

Cada tema del catálogo de ToolboxKits tiene una charla gratis de 5 minutos en español y en inglés que encaja con esta plantilla, el párrafo de OSHA en el que se basa y una versión para imprimir con tabla de firmas. Las charlas gratis tienen licencia CC BY-NC-SA 4.0. Escojan una con el selector de charlas o usen la charla de la semana.

Si prefieren tener todo preparado, el kit de charla cuesta $4.99 (charla en español y en inglés, hoja de firmas y examen de 3 preguntas) y el kit de capacitación cuesta $9 (PowerPoint editable, notas para el instructor, examen de 10 preguntas y certificado). Sin suscripción. Vean los precios.

¿Buscan una plantilla de programa escrito de seguridad en lugar de una plantilla de charla? Vean la plantilla de programa escrito de seguridad.